Le coût de création d’un intranet est une question essentielle pour les entreprises souhaitant améliorer leur communication interne, faciliter la collaboration entre leurs employés et optimiser leurs processus internes. Dans cet article, nous allons vous présenter les différents éléments à prendre en compte pour déterminer le budget nécessaire à la mise en place d’un intranet performant et adapté aux besoins de votre organisation.
1. Les différentes solutions d’intranet
Il existe plusieurs types de solutions pour créer un intranet, chacune ayant ses spécificités et son coût. Les solutions clés en main sont des logiciels déjà développés et configurables selon les besoins de l’entreprise. Elles offrent généralement une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités pré-définies (partage de documents, calendrier, annuaire, etc.). Le coût varie selon le nombre d’utilisateurs et les modules choisis, mais il peut s’élever à plusieurs milliers d’euros par an.
Les solutions sur-mesure, quant à elles, sont développées spécifiquement pour une entreprise. Elles permettent une personnalisation plus poussée et s’adaptent parfaitement aux besoins spécifiques de l’organisation. Cependant, elles nécessitent un investissement initial plus important, qui peut aller de quelques dizaines à plusieurs centaines de milliers d’euros en fonction du périmètre du projet.
2. Les facteurs influençant le coût de création d’un intranet
Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour estimer le coût de création d’un intranet :
- La taille de l’entreprise : une entreprise avec un grand nombre d’employés aura besoin d’une solution plus robuste et évolutive, entraînant un coût plus élevé.
- Les fonctionnalités souhaitées : chaque fonctionnalité ajoutée a un coût, qu’il s’agisse de modules supplémentaires pour une solution clé en main ou de développement spécifique pour une solution sur-mesure.
- L’intégration avec les systèmes existants : si votre entreprise utilise déjà des logiciels internes (CRM, ERP, etc.), il faudra prévoir un budget pour intégrer l’intranet à ces outils.
- Le choix entre hébergement interne ou externe : héberger l’intranet sur vos propres serveurs peut engendrer des coûts supplémentaires (matériel, maintenance), tandis que l’hébergement externe implique généralement des frais mensuels ou annuels.
3. Les coûts liés à la mise en place et à la maintenance de l’intranet
Au-delà du coût de la solution elle-même, il faut également prendre en compte les dépenses liées à sa mise en place et à sa maintenance. Parmi celles-ci :
- La formation des utilisateurs : il est essentiel que les employés soient formés à l’utilisation de l’intranet pour en tirer le meilleur parti. Cette formation peut être réalisée en interne ou par un prestataire externe, générant des coûts variables.
- Le support et la maintenance : un intranet doit être régulièrement mis à jour et maintenu pour assurer son bon fonctionnement. Selon la solution choisie, ces tâches peuvent être effectuées en interne ou confiées à un prestataire externe, dont les tarifs varient selon le niveau de service demandé.
- Les évolutions : au fil du temps, il est probable que vous souhaitiez ajouter de nouvelles fonctionnalités ou adapter votre intranet aux besoins changeants de votre entreprise. Ces évolutions ont également un coût qu’il convient d’anticiper.
4. Les avantages d’un intranet bien conçu
Même si la création d’un intranet représente un investissement important, les bénéfices qu’il apporte à l’entreprise en termes d’amélioration de la communication interne, de simplification des processus et de gain de temps sont indéniables. Un intranet bien conçu permet :
- D’améliorer la circulation de l’information au sein de l’entreprise
- De faciliter la collaboration entre les employés
- D’accélérer les prises de décision et la résolution des problèmes
- D’économiser du temps en automatisant certaines tâches administratives
Ainsi, bien que le coût de création d’un intranet puisse être élevé, il convient de le considérer comme un investissement à long terme pour l’amélioration des performances de votre entreprise.
Le coût de création d’un intranet dépend donc de nombreux facteurs, tels que la taille de l’entreprise, les fonctionnalités souhaitées, l’intégration avec les systèmes existants et le choix entre hébergement interne ou externe. En outre, il faut prévoir un budget pour la formation des utilisateurs, le support et la maintenance, ainsi que pour les évolutions futures. Toutefois, malgré cet investissement initial important, un intranet bien conçu apporte de nombreux avantages à l’entreprise en termes d’amélioration de la communication interne, de simplification des processus et de gain de temps.